東京都教育委員会 教育庁総務部デジタル推進課様 「SmartDiscussion」で、セキュアなペーパーレス会議

安心して個人情報や機密性の高い情報を取り扱う会議を運営

教育庁様　事業内容
　東京都教育庁様では、全ての児童・生徒に確かな学力を育む教育、Society5.0を切り拓くイノベーション人材を育成する教育、グローバルに活躍する人材を育成する教育等に取り組んでいます。
　また、東京都では、デジタル化を推進するため、ペーパーレスに取り組んでおり、教育庁様でもその一環として、ペーパーレス会議システムによる会議を推進しています。

機密情報の漏洩対策として
　教育庁様では、従来の会議では、出席者用の資料を印刷して紙で配布していました。機密情報を取り扱う会議でも同様であり、資料の紛失による個人情報漏えいのリスクがありました。そのため、2017年度よりインターネットから隔離されたペーパーレス会議システムを導入し、紙媒体による会議を廃止することで、情報漏えい事故のリスクに対処しました。
　従来のペーパーレス会議システムが老朽化したことと、引き続き、機密情報漏えい防止のため、インターネットから隔離されたペーパーレス会議システムが必要とされ、更新することとなりました。

既設機器の老朽化
　従来のペーパーレス会議システムが老朽化したため、ペーパーレス会議システムの提供がされている製品であることでした。その点、「SmartDiscussion」は2013年から販売開始されており、200団体以上のさまざまな官公庁や自治体に導入実績があります。

インターネットから隔離されていること
　教育庁様の仕様では、インターネットから隔離されているローカル環境での動作と可搬型であることが要件でした。「SmartDiscussion」は、ご利用環境や運用ポリシーにあわせて、パブリッククラウド、LGWAN-ASP、オンプレミス（サブスクリプションプラン、モバイル構成）を選択いただくことが可能です。
　今回の要件には、ノートパソコン上にサーバーシステムを構築する可搬型のモバイル構成が当てはまりました。

ペーパーレス会議による情報漏えい対策
　教育庁様では、 主に個人情報や機密性の高い情報を取り扱う会議において、インターネットと庁内ネットワークから隔離されたセキュアな環境で「SmartDiscussion」を利用しています。
　会議前には、DVDメディアもしくはUSBメモリを使用して資料ファイルを 「SmartDiscussion」のサーバーシステムが稼働しているノートパソコンへ移動させ運用しています。また、クライアント端末としてiPadを使用しています。
　今後も、教育庁様では、紙媒体を使うことなく、ペーパーレス会議システムを活用することで、引き続き、個人情報や機密性の高い情報の情報漏えい防止に取り組んでいきます。

※本事例は、お客様の声に基づき作成しております。
※製品・サービスの導入効果は、ご利用企業・組織の方のご利用状況により効果は異なります。
※記載内容は2024年11月現在のものです。
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