オフィスコミュニケーションの活性化をもたらす工夫と事例を紹介

リモートワークの導入により、フェイス・トゥ・フェイスのリアルなコミュニケーションの不足が問題となっています。

これまでは、社員が同じ職場内、部署内で進捗情報などを共有してきましたが、働き方の多様化に伴い、部署を横断したプロジェクトなども増加しています。以前よりもオープンで自由なコミュニケーションの形が求められています。

組織全体でどのように交流を図っていくか、新しい環境づくり、社員間の更なる交流を目指す工夫や仕掛けが大事な時代になってきています。

オフィスにコミュニケーションの工夫や活性化が必要な理由は、様々な環境や多様な働き方に対応するとともにより創造的で付加価値のある働き方が求められているからです。具体的な理由を幾つか挙げてみます。

・働く環境の変化に対応するため
リモートワークなど多様な働き方が増え、働く環境がオフィス以外の場合も増えています。

・新しい働き方での業務を円滑かつ効率的に進め、生産性向上のため
リモートワークや異なる時間帯で働くスタイルが増加しており、より組織内でのコミュニケーションを取ることが必要です。

・新しい働き方、新しい組織でのアイデアの創出や新しい取り組み応援のため
部署を横断した業務やプロジェクトに多様な社員が関わるケースも増えています。

・お互いの仕事について知り、会社全体の動向をわかりやすくするため
リモートワークにより、他部署の事がわからないケースも増えています。

・社員が交流しやすい環境を作るため
社員の日ごろの交流も減少し、直接交流する場や機会を設ける必要があります。

・一般社員からトップまで取り組みやプロジェクトの情報を共有するため
会社がどの方向へ向かっているのか会社全体の情報を共有していく事が重要です。

・離職率の低下を図るため
離職率の低下をコミュニケーションの改善やモチベーションアップ対策を図り、組織エンゲージメントを上げる必要があります。

上記の様な理由から、新しい働き方の中で、業務の効率化、生産性の向上、新たなビジネスアイデアの創出など、社員一人一人が意見を出し合い、会社全体の動向など組織全体で共有していく事が大事な時代となっています。

多様な働き方でのコミュニケーション不足対策として、新たな交流の場や機会を作ることが求められています。

「社員が行きたい」と思うオフィス、その上で個人の自由度を高めた働き方によりチームが成長し、組織力がアップするオフィス作りを進める事が課題の一つです。

その解決策としてはABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）という、考え方ひとつであるオフィス内での社員の導線やコミュニティエリアを意識した新たなコミュニケーションを促すオフィス設計やデジタルコミュニケーションツールなどを利用してみるといいでしょう。

次のような工夫で、成果の出ている事例を参考にするのも良い方法です。

・空間レイアウトの改善
社内を回遊できる導線を設けたレイアウトや、ジグザグ式にデスクを配置することで、個人が集中できるスペースと社員間の新たな接点を設ける工夫。

・新たなスペースの設置や工夫、仕掛けづくり
コラボレーションエリアや多目的プロジェクトスペースの設置、リフレッシュや交流のためのスペースを新設する工夫。

・最新のコミュニケーションツールの利用
フリーアドレスの導入や、チャット・グループチャット機能、クラウドでのファイル共有、タスク管理システム、Web会議・通話機能、Web社内報などのデジタルツールの活用。

自由に交流できる場所を確保する事と、集中して業務を行えるスペースの両方を設置する事が大切です。

また、フリーアドレスやリモートワークを行う際は、セキュリティ対策の強化が必要です。情報漏えいが起きないよう、社員全員がセキュリティ意識を高く持つように教育する事も重要です。

これからの企業には、多様なコミュニケーションの形を模索する中で絶えず改善を図っていくことが求められています。

仕事の効率化や生産性の向上、社員モチベーションの向上には必要不可欠です。

新しい働き方を後押しし、新たな交流と情報共有の在り方をどうするか、全社を巻き込み進めていくことが大切な時代と言えます。