コミュニケーションを活性化するオフィスレイアウトとは

テクノロジーの進化に伴うテレワークの普及や働き方の多様化は、個人が自立的に働くことが求められています。そこで、個人のスキルや経験を最大限に活かす為にも、社員相互のサポートが必要となり、そこで重要なのが円滑な社内コミュニケーションです。

厚生労働省が促進する「働きがいのある職場づくり」においては、快適な労働環境の整備には、オフィス環境の改善と社員相互の交流促進や社内コミュニケーションの活性化が必要とされています。また、社内コミュニケーションを活性化する取り組みは、「できることから始める」というスタンスが重要とされており、オフィスレイアウトの工夫も課題のひとつです。

オフィスレイアウトで得られるメリットについて、以下のポイントを紹介します。

業務効率の向上

オフィス環境を最適化することで業務効率が向上します。

具体的には、オフィス家具の配置や動線の工夫によって部署間または他の部署との連携がスムーズになり、社員どうしの移動が短縮されて作業効率が高まります。

社内コミュニケーションが円滑になることでエンゲージメントが高まり、企業業績の向上にも効果的です。

社員のモチベーションアップ

オフィスレイアウトを改善することによって、社員のやる気やインスピレーションを刺激し、ストレスフリーな職場環境を整備できます。社員のモチベーションの向上は、会社や仕事への満足度に繋がり、離職率の低下にも大きく影響します。

また、リラックスルームなどリフレッシュスペースを導入することは、健康経営の観点からも有効な対策です。

柔軟な働き方

社員それぞれの多様な働き方に合わせたスペースの確保は、オフィスレイアウト見直しには効果的です。

例えばフリーアドレスを導入すると、社員どうしの情報交換が流動的になり、新しいアイディアが共有しやすくなります。柔軟なオフィスワークが実現すれば、リモートワークと組み合わせたハイブリッドワークも可能です。

具体的に働きやすいオフィスレイアウトを計画する際に必要なポイントを紹介します。

固定席またはフリーアドレス

社員一人ひとりが集中できるスペースとして固定席の設置があります。一方で、席を自由に使えるフリーアドレスがありますが、固定席とフリーアドレスとでは、目的や作業効率などが異なります。

固定席は、長時間の作業効率を高めるのに効果的です。フリーアドレスは、社員どうしの情報共有やコミュニケーションの活性化に適したオフィスレイアウトです。

最適なゾーニング

オフィスレイアウトでは業務の種類に応じたゾーニングが必要です。業務に集中できる場所、ミーティングなど外部の来客も使用する場所、社内チームで活用するオープンスペースなど、利用する対象者と場所の配置は重要です。

また、各ゾーンの間の移動には適切な動線検討も必要です。自社の業務内容に合ったゾーニングは、オフィスレイアウトで考慮したいポイントです。

照明や採光の工夫

健康経営の視点から社員の健康に配慮したオフィスの照明や採光の工夫も必要です。

人体への健康被害が少ないLED照明を採用したり、ストレスの緩和や幸福度がアップする窓からの採光を取り入れたり、明かりに関する工夫も大切です。

長時間のデスクワークやパソコン画面からの目の不調などは、オフィスの照明や採光によって緩和されることが期待できます。

ストレスない動線

オフィスレイアウトの動線は、社員どうしの移動がしやすく各設備が使いやすくなるような工夫が必要です。頻繁に業務伝達する社員どうしの間には、デスクや棚など障害物が無くスムーズに移動できると作業効率も高まります。

また、コピー機やロッカーなど必要な設備を使う際にアクセスしやすいと便利です。

オフィスレイアウトを見直す際は、初めに課題を洗い出します。現状のオフィスレイアウトによってどのような課題があるのか、社員全体の意見を反映して計画を立てましょう。アンケートやミーティングを通じて意見交換し社員の悩みや課題に応じることが大事です。

また、コミュニケーションの活性化を促進するためには、従来型の固定したスペースからオープンな空間を設定する時は情報漏洩防止などのセキュリティ対策を整備しましょう。

では、続いて、オフィスレイアウトの種類について主なタイプを紹介します。デスクの配置や方向、パーテーションの高さや位置、レイアウトと社員チームの関係性、社員の動線などを考慮して空間作りを計画しましょう。

対向型レイアウト

デスクを向かい合わせに配置するタイプで、多くの職場で採用されている方法です。限られたスペースでの配置が可能で、社員どうしが対面式で座っているためコミュニケーションが円滑になります。

ただし、プライバシーが確保しにくい点があります。もし、対向式レイアウトを採用する際は、フリーアドレスと組み合わせると柔軟な業務環境を整備できます。

背面型レイアウト

背中合わせの座席を1チームとして設置するレイアウトです。椅子から振り返るとチームとの打合せやコミュニケーションがしやすいメリットがあります。

デスク周りにパーテーションを設置すると、チーム内のプライバシーが確保できます。

ただし、静かな作業環境ができる一方で、背後の気配からストレスを感じる場合もあります。解消策として、例えば、ローパーテーションを利用して視界を広げることや集中ブースを併用するなど工夫しましょう。

ブース型レイアウト

社員一人ひとり用にブース型の個別スペースを設置するレイアウトです。プライバシーの確保や集中力の向上に効果的です。長時間の作業や社外秘の業務などで個人のスペースを有効活用できます。

一方で、視界が狭く閉鎖空間になりやすいため、社内コミュニケーションがしにくい面があります。

クロス型レイアウト

デスクをクロス型に交差して配置するレイアウトです。デスクや作業スペースをジグザグに配置するため、社員どうしの交流が活性化し共同作業がはかどるメリットがあります。

従来型のありふれた配置ではないため、柔軟で自由度の高い働き方に適したレイアウトです。

社内コミュニケーションの活性化を促進するには、オフィスレイアウトの改善が役立ちます。オフィスレイアウトの見直しについては、社員全体の意見が反映するような計画を立てて、更には企業理念や社員の業務内容に適したレイアウトの配置やゾーニングをしましょう。